Étude d'opportunité

Pensée du jour:
L'orgueil de l'homme le conduit à la faillite. Avant d'accéder aux honneurs il convient d'être humble.
P-18-12

Introduction

La fluide circulation de l'information au sein de l'entreprise et la collaboration optimale de ses employés sont des atouts non négligeables. Et une meilleure gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise (GEIDE) est incontestablement source de création de valeurs et répond à des besoins de plus en plus divers. Mais l'instauration d'un moteur de workflow peut enrichir cette gestion et permettre de repartir les tâches entre les différents utilisateurs, de modéliser et automatiser les processus métiers. C'est cet axe de réflexion qui sera la base de l'étude d'opportunité.Cette étape de l'avant projet consistera à étudier la nécessité d'une amélioration du travail collaboratif au sein de l'organisme.

A - Présentation de l'organisme

Créé le 30 juin 1998 ASEVTO est un organisme de presse qui occupe une place importance sur le marché de la presse jeunesse à Trèves. Il est présent dans 10 villes de l'Allemagne avec 15 millions de lecteur et 1 million d'abonnés au magazine. Il possède un chiffre d'affaire de 30 millions ( en 2008 ) et 651 salariés.

B- Enjeu et objectif

La presse jeunesse dispose d'un lectorat évolutif et bien complexe puisse qu'elle concerne l'une des couches sociales la plus sensible. La ressente étude mené par l'institut de statistique Archimède pour l'année 2007 relègue l'organisme de presse ASEVTO à la place 6 des leaders dans ce domaine dans la région (ayant donc perdu 2 places). Avec la crise financière, pour retrouver un meilleur positionnement ou maintenir une place primordiale sur ce marché ASEVTO se doit de rester compétitif tant dans ses services offerts que dans ses ressources et dans la gestion des infrastructures technologiques. La baisse du coût de productivité ou l'augmentation du bénéfice comme solution passe entre autre par une meilleure gestion du BPM, des prises de décision et une coordination et gestion optimale du facteur temps dans les processus métiers. Face à ce contexte nous étudierons l'opportunité d'une restructuration du travail collaboratif par la mise en place d'un workflow, déciderons si le concept est viable afin de valider éventuellement la demande des utilisateurs en fonction de l'objectif généraux de l'entreprise.

C- Étude de comparaison

1) Situation actuelle

Une des étapes où les utilisateurs seront fortement sollicités. En effet cette partie de l'étude consiste, pour les utilisateurs, à décrire leurs processus opérationnels et la performance organisationnelle actuelle.
Au siège ils disposent de 150 postes dont 25 sur MacPc sous windows XP et vista 727 00 documents répartis comme suit, 57% word, 36% Excel et 9% Powerpoint.
10 serveurs sont administrés sous trois systèmes d'exploitation différents:- 3 serveurs se trouvent sous windows NT4- 3 sont hébergés sous Unix- 4 sous OS/2 Le réseau utilisé est un réseau LAN de type Ethernet.
L'état actuel du système ne permet pas une fluidité de l'échange de l'information. Il s'agit donc de développements limités aux besoins particuliers de l'organisation sans véritable perspective d'intégration et de coordination de l'ensemble des activités. Ils utilisent une grandes variété d'outils de gestion de données :Access, Datacom, Clipper, IDMS, Oracle et Total.Certains de ces outils sont désuets et ne sont plus soutenus par l'industrie, de plus cette grande variété rend extrêmement difficile l'échange d'information entre elles. Bien que plusieurs de ces systèmes puissent constituer des dossiers électroniques et conserver l'information, très peu permettent l'échange électronique avec les autres ou la coordination des tâches ou ne comportent pas les fonctionnalités nécessaires pour fournir à leurs utilisateurs des informations adéquat ou facilement exploitables sur le plan de la gestion des opérations.

2) Situation future avec le projet

La modélisation de la méthode de travail et l'instauration d'un travail collectif par des outils appropriés permettra:

La Création de valeurs

gérer les coûts de façon à optimiser l'utilisation des ressources, éliminer les coûts reliés au dédoublement des activités et des tâches et réduire ceux reliés à la gestion des dossiers papier en concevant les informations et en les transférant sur support électronique. Ce système de gestion requiert moins de papier, de plus, ils contribuera à dimunier de façon appréciable les délais de traitement.

Prendre les bonnes décisions

Les intervenants au processus métier auront une vue globale des informations relatives à un dossier et seront ainsi en mesure de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Une meilleure gestion des dossiers

La circulation automatisée des documents, la disposition des informations, le stade de l'évolution des tâches et le retour de l'information sur les décisions prises faciliteront la gestion des dossiers. Ces informations seront complètes, à jour et accessibles rapidement en tout temps, ce qui améliore l'intervention et qualité des décisions afin d'atteindre une efficacité globale.

Le stockage électronique des données

La préparation, la transmission et la conservation des documents, l'accès aux informations publics ou spécifiques se feront le plus possible par des moyens électroniques.

La sécurisation des données

En ce qui concerne la gestion sécurisée de l'information, seules les personnes autorisées pourront faire la saisie des informations et les modifier. Les informations seront saisie à la source et , par la suite, mise à la disposition de ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin et sous la forme appropriée. L'architecture sécurisée comprendra entre autre l'identification des usagers, les contrôles d'accès, l'encryptage des données lors de la circulation de celle-ci.

3) Situation future sans le projet

Le contexte de la crise financière actuel impose une meilleure gestion des coûts, une optimisation de la gestion processus métier en somme une meilleure adaptation aux contraintes technologiques et concurrentielles, si l'entreprise veut, au minimum, maintenir sa position sur le marché. Une entreprise qui ne saura pas gérer et modeler l'ensemble des tâches à accomplir et les différents acteurs impliqués dans un processus métier afin de permettre une bonne circulation de l'information aura bien du mal à faire face à la concurrence. S'il n'y pas de création de valeur au niveau de l'entreprise ou d'adaptation à la situation économique actuelle par de nouvelles technologie ou méthode de travail, l'activité de l'entreprise risque de se voir ralentir. Les coûts de transaction seront élevés, le temps d'exécution des processus plus long et moins automatisé, un facteur qui peut être très décisif au niveau de la concurrence dans le même secteur d'activité. Certaines organisations mettent en avant des projets de refonte ou de mise à jour de leurs systèmes informatiques pour s'adapter aux nouvelles réalités. Si ASEVTO doit encore attendre, la désuétude de certaines technologies ou de certains systèmes peut faire en sorte qu'il soit quasi impossible d'apporter des modifications souhaitées mais de rechanger tout le systèmes ce qui aura pour conséquence des coûts plus énormes. De nombreux outils actuellement disponibles sur le plan technologique dont les fonctionnalités, telles la gestion des dossiers, la rédaction de documents, l'envoi automatique d'avis, la collaboration en synchrone..., permettant une meilleure gestion ne seront malheureusement pas exploités.

D - Analyse préalable à la mise en place d'un outils pour la gestion électronique des données

L'objectif est de présenter le ou les outils susceptibles de répondre au besoin d'une meilleure gestion électronique des données. La conception de la solution servira à définir un modèle du point de vue de sa fabrication, donc sur le plan plus technique que fonctionnel.

Workflow

La mise en œuvre d'outils workflow conduit à une intégration d'un système de gestion électronique d'information et desdonnées d'entreprise (GEIDE) au système d'information de l'entreprise. La finalté principale du moteur Workflow est le suivi des travaux au sein d'unité de travail selon des procédures et des règles établies. Il devra assurer plusieurs fonctions:

- réguler les enchainements d'opérations

- assurer la circulation des dossiers à traiter sur les différents postes de travail

- surveiller les priorités des travaux

- gérer les délais

- assurer les synchronisations et déclencher les alertes

Groupware

Outils logiciels permettant à un groupe d'utilisateurs de travailler en commun sur un même projetsans être nécessairement réunis au même endroit. les fonctionnalités qui devraient être concernées sont:

- la messagerie électroniques

- les listes de diffusion- le chat

- les forums- les agendas partagés

- les partages de fichers
- les espaces de travail partagés

- les visioconférences

- la gestion électronique de documents (GED)

* le workflow est parfois représenté comme une application du groupware

Knowledge Management (KM) - la gestion des connaissances

L'enjeu de la gestion des connaissances a deux aspects. Il s'agira de s'intéresser aussi bien à la cartographie de la connaissance qu'à la localisation des compétences au sein de l'entreprise, dans le but d'obtenir une vision claire des compétences et des connaissances. Les principales fonctionnalités de logiciels de KM ne suffisent pas à résoudre la problématique du management des connaissances au seinde l'entreprise mais y contribuent fortement.

E - Déroulement

Après avoir analysé les outils qui devront intervenir, cette étape vient préciser les paramètres qui ont encadré la réalisation de l'étude, désigner les processus concernés. l'intervention a été constituée des phrases suivantes:
- entretiens individuels approfondis avec la direction et les différents responsables de service
- travail sur les documents remis par l'organisme
- les utilisateurs seront amenés à décrire les aspects des systèmes actuels impliqués et à donner leur points de vue sur les forces et faiblesses de ces systèmes.
- étude comparative de l'existant
- veille technologique sur les évolutions, tendances et nouveaux produits à venir
- Chaque service impliqué dans l'analyse du projet devra connaitre à l'avance le rôle qu'elle aura à y jouer.

F - L'évaluation des coûts

Une évaluation sommaire a été réalisée et les coûts de développement et d'implantation ont été ventilés en sous groupe:

- la gestion globale du projet

- l'architecture commune

- l'intégration des composantes

G - Les apports du projet

1) Les apports qualitatifs

Ce projet permettrait d'offrir à l'entreprise et à ses employés un organisme plus efficace en améliorant son système de collaboration ce qui contribuera à créer des valeurs. Les bénéficiaires du projet seront en mesure de prendre de bonnes décisions, de travailler dans de meilleures conditions de manière coordonnée et dans un délai plus rapide. La planification et la gestion des rôles seront améliorées et l'accessibilité accrue aux informations augmentera la qualité des services.

2) Les apports quantitatifs

L'implantation de ce projet, avec un accès amélioré à des informations de qualité, plus complètes, fiables et à jour pour les intervenants et l'échange électronique de celle-ci, contribuera à réduire substantiellement le temps de réalisation de certaines activités ou tâches et à en éliminer d'autres, notamment:

- la saisie répétitive de la même information

- réduction des efforts pour saisir, entreposer, récupérer et produire les éléments d'un dossier

- automatisation de la production et transmission par voie électronique de formulaires, documents...

- élimination des risques de pertes de documents
- réduction du temps de recherche de documents et informations

H - Risques et orientations stratégiques

Le succès du projet passera par l'adhésion et la collaboration de tous les services utilisateurs concernés. Par ailleurs le projet changera les choses, les habitudes. Cela dérangera et suscitera la controverse.

1) Résistance au changement

Causes individuelles

Le changement induit une modification de l'environnement de l'individu pouvant provoquer une anxiété due à:

- la modification des repères habituels ( temporels, spatiaux, émotionnels, comportementale... )

- l'incertitude quand à la capacité d'adaptation (due souvent à l'âge, au manque de routine...)

- l'insertion de technologie est souvent synonyme de réduction de l'effectif ou de mutation

- la remise en cause de son actitvité, du devenir de son emploi...

Causes collectives

Les employés d'une organisation partagent des valeurs communes, une culture d'entreprise et des acquis sociaux pouvant être remis en cause par la modification de l'organisation de l'entreprise. La philosophie de l'entreprise peut se trouver atteinte.

Causes structurelles et conjoncturelles

Les causes structurelles représentent les conditions de travail dans l'entreprise (horaires, routines...) et l'organisation fonctionnelle de l'entreprise.

2) Gestion du changement

La réussite d'un projet qui touche la façon de faire ou les approches méthodologiques est en grande partie liées à la perception que les personnes concernées en auront et à l'énergie qu'elles consacreront à sa réalisation. Il s'avère donc essentiel, tout au long du développement du projet, de communiquer la vision de l'avenir à toutes les personnes concernées afin de réduire la confusion, le manque d'adhésion et l'insécurité que peut succiter le projet. Il s'agit aussi de créer un cadre de gestion prévoyant une formule de fonctionnement qui rassurera les intervenants dès le démarrage du projet, que leurs besoins et contraintes seront pris en compte. La conduite du changement devra également prendre en compte la philosophie de l`entreprise, les valeurs communes et culturelles et mettre en place un dispositif d'écoute permettant d'identifier les craintes collectives, le cas échéant, de communiquer sur la stabilité des valeurs et acquis actuels.

3) s'assurer d'obtenir les bénéfices découlant de la réalisation du projet

La crédibilité et la survie du projet dépendront de la capacité d'assurer à l'entreprise que les bénéfices attendus se réalisent selon les prévisions. Il faudra une gestion transparente et précise des apports de ce projet. Trouver et réaliser les économies d'ordre financier sera tout aussi essentiel.

I - Les utilisateurs finaux

Les modifications aux processus de travail toucheront tout le personnel et tous les services de l'entreprise et ce à chacune des étapes du processus métier. De la comptabilité au service de mise en presse en passant par le service administratif. D'autres intervenants tel que les chefs de service verront certaines de leurs façons de faire modifiées. Au grand nombre de personnes s'ajoute une diversités de la formation et des compétences de celles-ci. Par ailleurs, les divers partenaires et clients verront des modifications importantes dans la façon et le temps dans lequel les services seront fournis. Au niveau fonctionnel, les éventualités qui peuvent surgir après implantation du projet sont:
- la création de nouvelles tâches, la disparition ou la modification d'autres forçant une redéfinition des emplois et de l'emploi du temps.
- l'implatation du nouveau processus de travail et de nouvelles technologies susceptibles d'entrainer le redéploiement de certaines personnes et nécessitant de nouveaux apprentissages

par :
Josselin Assovié