coûts cachés - exemple d'étude -

Pensée du jour: Quand vient l'orgueil, vient aussi l'ignominie; Mais la sagesse est avec les humbles.
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Coûts cachés d'une Étude d'avant Projet

Le contexte de cette étude tiendra compte de l'enjeu et objectif exprimés dans l'étude d'opportunité rendue précédemment.

Définition du contexte: l'évaluation préliminaire des coûts à été estimée à 41000 euros sur 3 ans. L'étude d'opportunité a été prise en compte et un AVP a été sollicité.
Elle a été réalisée en hiver avec une équipe de 30 personnes et sur une période de 4 semaines.



I- Introduction

L'instauration d 'un travail collaboratif au sein de l'entreprise par la mise en place d'un système workflow permet une automatisation des tâches associée à une circulation automatique des documents et à pour finalité une productivité accrue. Le gain retiré peut cependant s'avérer inférieur au coût que les procédures complexes tant par le nombre d'acteurs que par le nombre d'étapes et le nombre d'échanges qu'elles impliquent.
Afin d'apporter des éléments d'éclaircissement nous procéderons par l'évaluation des coûts cachés au niveau de l'étude avant projet.
Selon l'économiste Henri Savall, les coûts cachés ou coûts performance cachés sont des coûts mal observés, mal enregistrés par les systèmes d'information traditionnels: budget, compte de résultat, comptabilité générale et analytique, tableau de bord; et elle s'étendent à la gestion des ressources humaines et au management organisationnel.


II- Méthodologie

1) Repérage les domaines concernés

Les coûts cachés peuvent être entrainés en majeur partie par les dysfonctionnement dans les domaines suivants:
- Gestion - Formation interne - Organisation du travail - Mise en œuvre de stratégies - condition de travail -
Communication / coordination / Concertation - Résolution des problèmes - transport/liaison - Restauration - Locaux


2) Détection des coûts cachés

Cette estimation a été réalisée avec la base MEGA qui est un logiciel qui permet de modéliser les procédures et de les intégrer à une base de donnée. Il a fallu une interaction pour que tous les acteurs de l'entreprise aident à la détection et à l'évaluation des coûts cachés.
Par des entretiens avec les acteurs de tous les niveaux de l'entreprise, les dysfonctionnements ( écarts entre le fonctionnement attendu et le fonctionnement réel éventuel) ont été prévu, envisagés notamment machine mal réglée, mauvaise formation de l'utilisateur, mauvaise communication...
Ensuite nous avons procédé à des entretiens avec les responsables techniques pour savoir comment les différents dysfonctionnement sont régulés. C'est donc ainsi que nous avons pu constituer une grille d'analyse des coûts cachés.


III- grille de recensement et analyse des coûts cachés

* Organisation du travail
- Temps d'adaptation ( plus de temps qu'il n'en faut pour chacun à cause du temps d'adaptation )
donc temps plus long et rentabilité réduite = 3000 €
- traduction documents anglais - français : 600 €
- Veille prospective = 2456, 50 €
- 3 jours d'inactivité , pour cause retouche / correction AVP par la MOA : perte évaluée à = 3000 €

Total= 9056 €

* Communication / coordination / concertation
- Impression de documents pour réunions = 1570€
- Téléphonade : Portables / tel fixe = 9000 €

Total = 10570 €

* Locaux
2 autres projets ont été menés en parallèle dans la même période
- Amortissement du loyer sur la période: 3900/ 3 = 1300 €
- électricité 4000 / 3 = 1333,33 €
- entretient et dépannage chauffage: 3150/3 = 1050 €

Total =  3683,33 €

* transport / Liaison
- Autoroute A 45 information trafic = 88 / pour la période
- Parking = 45,50 / sur la durée de l'AVP
- Frais de péage = 500 €
- Location de bus pour le transport de l'équipe lors des recueils des besoins,
de l'évaluation de la situation technique de l'entreprise... = 380, 50 €

* Constat Huissier = 318,85

* Restauration = 6000 €


* Conception réalisation AVP = 25 000 €

coûts cachés prévisionnels
- Formation et mise en œuvre / maintenance progiciel : 15 000 €
- Formation gestion conflit = sans chiffrage maxi /mini
- Formation gestion stresse (le changement dans l'habitude - nouveau projet - mauvaise appréhension des contours du projet ) = sans chiffrage maxi/mini
- Conseils / Assistance téléphonique logiciel/progiciel = 16000 € / 3 ans (pour certains progiciels )
- Acquisition licence et maintenance (au cas où) = 30 000 €

Dr. Josselin Assovié